Zatrudnianie pracowników z agencji pracy krok po kroku

Sześć kroków od zapotrzebowania do pierwszej zmiany

1. Policz zapotrzebowanie. Zapisz stanowiska, liczbę osób, dni, zmiany i datę startu. Agencja wyceni to dokładnie, jeśli dostanie godziny, a nie ogólne „kilku pracowników".

2. Sprawdź agencję w rejestrze KRAZ. Wpis w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia jest warunkiem legalnego kierowania pracowników tymczasowych. Zapisz numer certyfikatu z umowy i porównaj go z rejestrem.

3. Poproś o stawkę z podziałem. Stawka godzinowa zawiera wynagrodzenie pracownika, koszty pracodawcy (składki, urlop) i marżę agencji. Poproś o rozbicie, a nie o jedną liczbę.

4. Podpisz umowę o świadczenie usługi. Ma określać zakres zadań, miejsce pracy, stawkę, sposób rozliczania godzin, zasady zastępstw i okres wypowiedzenia współpracy.

5. Przygotuj stanowisko. Jako pracodawca użytkownik zapewniasz szkolenie stanowiskowe, sprzęt ochrony i bezpieczne warunki pracy, tak jak własnemu zespołowi.

6. Rozliczaj godziny co tydzień. Potwierdzaj ewidencję czasu pracy na bieżąco, żeby faktura na koniec miesiąca nie była niespodzianką.

Jeśli nie wiesz jeszcze, ile to wyniesie, zacznij od wpisu o tym, ile kosztuje agencja pracy tymczasowej i jak złożona jest jej stawka.

Kto za co odpowiada, agencja czy Ty

Najczęstsze nieporozumienie dotyczy tego, kto jest „szefem". Prawnie pracodawcą jest agencja: zawiera umowę z pracownikiem, płaci wynagrodzenie i składki. Ty kierujesz pracą na co dzień, więc ustalasz zadania, kolejność prac i grafik w ramach umowy z agencją. Odpowiadasz też za BHP na stanowisku.

Ustalenia o zastępstwach zapisz w umowie. Jeśli pracownik nie przyjdzie na zmianę o szóstej rano, ma być jasne, w ciągu ilu godzin agencja dostarcza kogoś w jego miejsce.

Limit 18 miesięcy i równe traktowanie

Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych ogranicza pracę tego samego pracownika tymczasowego u jednego pracodawcy użytkownika do 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy. Dlatego praca tymczasowa dobrze pasuje do sezonów, pików zamówień i zastępstw, a słabo do obsady stałych stanowisk, na których potrzebujesz kogoś na lata. Drugim ograniczeniem jest zasada równego traktowania. Wynagrodzenie pracownika tymczasowego nie może być mniejsze niż wynagrodzenie pracownika zatrudnionego u Ciebie na porównywalnym stanowisku. Nie planuj więc oszczędności przez niższą płacę, planuj je przez brak kosztów rekrutacji i elastyczność.

Pamiętaj też, że nie wolno powierzać pracownikowi tymczasowemu pracy szczególnie niebezpiecznej ani zatrudniać go w miejsce pracowników strajkujących. Jeśli stanowisko jest na liście prac szczególnie niebezpiecznych, od razu zapytaj agencję, czy w ogóle może je obsadzić.

Pytania do agencji, zanim podpiszesz umowę

• Pod jakim numerem agencja jest wpisana do KRAZ i czy może pokazać certyfikat?
• Jaka jest stawka za godzinę i z czego się składa?
• Ile osób może dostarczyć w ciągu 48 godzin i czy ma rezerwę na zastępstwa?
• Jak wygląda rozliczenie nadgodzin, pracy nocnej i niedziel?
• Kto przeprowadza badania wstępne i szkolenie ogólne BHP?
• Jak wygląda rozwiązanie współpracy i jaki jest okres wypowiedzenia?
• Co się dzieje, gdy pracownik nie przychodzi albo nie spełnia wymagań?

Agencja, która odpowiada na te pytania konkretnie i na piśmie, zwykle prowadzi współpracę po tej samej linii. Unikaj ofert, w których stawka jest jedną kwotą bez rozbicia, a o certyfikat trzeba prosić trzy razy.

Obsada sezonu czy stały etat

Agencja sprawdza się, gdy potrzebujesz ludzi szybko i na określony czas: przed świętami, na wysokim sezonie, przy dużym zamówieniu, na zastępstwo za urlopy. Przy stanowisku, które ma zostać na lata, stałe zatrudnienie jest zwykle tańsze, bo nie płacisz marży. Takim wakatom służy rekrutacja własna: ogłoszenie, przesiew odpowiedzi i rozmowa. Jak działa taki nabór w firmie bez działu HR, opisuje strona o rekrutacji pracowników.

W Pracy możesz prowadzić oba tryby w jednym miejscu. Etaty rekrutujesz własnym naborem z rankingiem zgłoszeń, a obsadę na pik zamawiasz u agencji pracy tymczasowej z wpisem do KRAZ i widzisz stawkę przed zamówieniem. Plan Zespół pozwala porównać kilka agencji w jednym panelu.

Błędy, które kosztują najwięcej

• Zamówienie bez godzin. Jeśli napiszesz „potrzebuję 10 osób", agencja doda margines ryzyka do stawki. Napisz „10 osób, poniedziałek do piątek, 6:00 do 14:00, od 4 listopada".
• Brak instruktażu. Pierwsza zmiana bez szkolenia stanowiskowego kończy się błędami i wypadkami, za które odpowiadasz Ty.
• Zbyt długa współpraca na jednym stanowisku. Przy zbliżaniu się do limitu 18 miesięcy zaplanuj przejście na własne zatrudnienie.
• Brak potwierdzania godzin. Spór o rozliczenie po miesiącu jest trudniejszy niż potwierdzanie co tydzień.
• Porównywanie stawki z pensją brutto. Stawka agencji zawiera koszty pracodawcy i marżę, więc porównuj całkowity koszt tych samych godzin.

Grafik zmian dla pracowników z agencji ułożysz łatwiej, gdy sprawdzisz normy odpoczynku dobowego w grafiku pracy zgodnym z Kodeksem pracy, co ogranicza ryzyko błędów przy pracy zmianowej.

Pytania o zamawianie pracowników z agencji