Z czego składa się miesięczny koszt pracownika biurowego
Pensja brutto to dopiero pierwsza pozycja. Pracodawca odprowadza składki emerytalną (9,76 procent), rentową (6,5), wypadkową (przy typowej działalności biurowej 1,67), na Fundusz Pracy (2,45) i FGŚP (0,1). Razem daje to około 20,48 procent podstawy. Stawkę wypadkową sprawdź w zgłoszeniu do ZUS, bo zależy od liczby ubezpieczonych i rodzaju działalności.
| Pozycja | Przy 4 806 zł brutto | Przy 6 000 zł brutto |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie brutto | Przy 4 806 zł brutto4 806 zł | Przy 6 000 zł brutto6 000 zł |
| Składki pracodawcy | Przy 4 806 zł bruttookoło 984 zł | Przy 6 000 zł bruttookoło 1 229 zł |
| Razem koszt pracodawcy | Przy 4 806 zł bruttookoło 5 790 zł | Przy 6 000 zł bruttookoło 7 229 zł |
Żeby policzyć dowolną stawkę, pomnóż brutto przez 1,2048. Kwoty nie obejmują pracowniczych planów kapitałowych, jeśli firma w nich uczestniczy, ani dodatków i premii. Wszystko to dolicz osobno.
Stanowisko pracy, badania, urlop i czas na rekrutację
Przed pierwszym dniem pracodawca zapewnia badania wstępne i szkolenie BHP. Przy pracy przy komputerze dolicz sprzęt, licencje programów, telefon i miejsce w biurze albo opłatę za współdzielone biuro. Kwoty wpisz własne, bo zależą od wyposażenia, które już masz. Pamiętaj też o kosztach powtarzalnych, takich jak abonamenty do systemów, z których pracownik korzysta codziennie.
Drugą pozycją jest urlop. Przy 26 dniach urlopu płacisz około 10 procent dni roboczych za nieobecność, którą ktoś musi zastąpić. Trzecią jest czas na rekrutację. Jeśli osoba prowadząca nabór poświęca 8 godzin na ogłoszenie, przeglądanie zgłoszeń, rozmowy i referencje, a jej godzina kosztuje firmę 60 zł, to jest 480 zł na jedno stanowisko, zanim ktokolwiek podpisze umowę. Przy kilku kandydatach i drugiej rozmowie ta kwota rośnie. Szerzej o tej pozycji piszemy we wpisie o koszcie rekrutacji pracownika.
Przelicz etat na godzinę, żeby porównać go z agencją
Oferta agencji jest podana za godzinę, więc swój koszt też przelicz na godzinę. Weź koszt pracodawcy i podziel przez liczbę godzin pracy w miesiącu. Przy 168 godzinach koszt 5 790 zł daje około 34,5 zł za godzinę płatną, a 7 229 zł daje około 43 zł. Jeśli pracownik jest na urlopie około 10 procent dni, godzina faktycznie przepracowana kosztuje odpowiednio około 38 zł i około 48 zł. To są liczby do porównania z ofertą, a nie sama pensja.
Zrób to w trzech krokach. Ustal, ile godzin potrzebujesz, na przykład 8 tygodni po 40 godzin, czyli 320 godzin. Pomnóż je przez swój koszt godziny faktycznie przepracowanej i dodaj jednorazowe pozycje, czyli badania, szkolenie i czas rekrutacji. Wynik zestaw z ofertą agencji na te same godziny, prosząc o stawkę z podziałem na wynagrodzenie, koszty pracodawcy i marżę. Gdy zatrudniasz osobę, która będzie zawierać umowy w imieniu firmy, od razu zaplanuj też sposób ich podpisywania, na przykład przez podpis elektroniczny umów z kontrahentami.
Etat, agencja pracy tymczasowej czy umowa zlecenia
Każdy model rozkłada koszt i ryzyko inaczej. Etat daje najtańszą godzinę przy stałym obłożeniu, ale zostawia Ci koszt bezczynności i urlopu. Agencja z wpisem do rejestru KRAZ zatrudnia osobę i kieruje ją do firmy, a Ty płacisz stawkę za przepracowaną godzinę. Stawka zawiera wynagrodzenie, koszty pracodawcy i marżę, więc nie porównuj jej z pensją brutto. Umowa zlecenia ma sens przy konkretnym zadaniu, na przykład wdrożeniu archiwum, a nie przy codziennej pracy w Twoim grafiku.
| Sytuacja | Zwykle taniej | Dlaczego |
|---|---|---|
| Stałe stanowisko, pełny etat, brak sezonowości | Zwykle taniejWłasny etat | DlaczegoBrak marży agencji, wdrożenie spłaca się przez lata |
| Zastępstwo za urlop macierzyński lub długie zwolnienie | Zwykle taniejAgencja | DlaczegoSzybkie zamówienie, brak rekrutacji, koniec współpracy bez wypowiedzenia etatu |
| Szczyt rozliczeń rocznych na kilka tygodni | Zwykle taniejAgencja | DlaczegoPapiery i wdrożenie rozkładają się na krótki czas |
| Jednorazowe zadanie, na przykład digitalizacja dokumentów | Zwykle taniejUmowa zlecenia lub dzieło | DlaczegoPłacisz za efekt, a nie za miesiące |
| Stałe biuro i zmienne obłożenie | Zwykle taniejMieszanka etatu i agencji | DlaczegoStały trzon plus elastyczny szczyt |
Kiedy zlecenie przestaje być zleceniem
Umowa zlecenia jest legalna, jeśli przedmiotem jest wykonanie czynności, a nie stała praca pod kierownictwem. Ryzyko zaczyna się, gdy osoba pracuje według Twojego grafiku, w Twoim biurze, na Twoim sprzęcie i pod poleceniami przełożonego, jak pracownik. Wtedy organy kontroli mogą uznać stosunek za zatrudnienie, a firma odpowiada za zaległe składki. Taniej na papierze nie znaczy taniej w rachunku. Przy stałej osobie w biurze wybierz etat lub agencję, a zlecenie zostaw wydzielonym zadaniom.
Skróć wakat i przestań płacić za złe dopasowanie
Największa strata w biurze to nie składka, tylko miesiące bez człowieka i pracownik, który odchodzi po kwartale, bo stanowisko wyglądało inaczej niż w ogłoszeniu. Oba problemy zmniejsza ogłoszenie z widełkami, zadaniami i systemem pracy oraz przesiew pytaniami o narzędzia, doświadczenie i termin startu przed rozmową. W Pracy ranking odpowiedzi pokazuje, kto pasuje do stanowiska, zanim zadzwonisz do kogokolwiek. Szczegóły opisuje strona o rekrutacji pracowników biurowych, a ceny planów znajdziesz w cenniku.
Ile kosztuje zatrudnienie pracownika biurowego na etacie?
Koszt pracodawcy to wynagrodzenie brutto pomnożone przez około 1,2048, czyli przy pensji minimalnej 4 806 zł brutto około 5 790 zł miesięcznie, a przy 6 000 zł brutto około 7 229 zł. Do tego dochodzą badania, szkolenie BHP, sprzęt, licencje, urlop i czas rekrutacji.
Czy agencja pracy tymczasowej jest tańsza niż etat w biurze?
Przy zastępstwie lub szczycie na kilka tygodni zwykle tak, bo nie płacisz za okres bez potrzeby i nie ponosisz kosztów rekrutacji. Przy stałym stanowisku własny etat jest tańszy, bo nie ma marży agencji. Porównuj koszt tych samych godzin, nie pensję ze stawką.
Czy pracownika biurowego można zatrudnić na umowie zlecenia?
Można przy wydzielonym zadaniu, które ktoś wykonuje samodzielnie. Gdy osoba pracuje w Twoim grafiku, w Twoim biurze i pod Twoimi poleceniami, zagrożeniem jest uznanie stosunku za zatrudnienie. W razie wątpliwości skonsultuj umowę z prawnikiem.
Ile kosztuje rekrutacja pracownika biurowego?
Największą pozycją jest czas na ogłoszenie, odpowiedzi, rozmowy i referencje. Pracy Start kosztuje 399 zł netto miesięcznie albo 199 zł netto miesięcznie przy opłaceniu roku z góry, a zatrudnienie stałe podlega opłacie za efekt 10 procent rocznego brutto, minimum 1 500 zł netto.